Mengelola Order dari Banyak Channel: Kenapa WMS dan SOP Warehouse Harus Berjalan Bersama?
Dulu, sebuah warehouse mungkin hanya perlu menangani order dari satu atau dua sumber.
Sekarang situasinya berbeda.
Satu brand bisa menerima order dari marketplace, website sendiri, WhatsApp Commerce, social commerce, bahkan dari pelanggan atau distributor secara langsung.
Dari sisi customer, semuanya terlihat sederhana:
Order dibuat → barang dikirim → selesai.
Tetapi bagi warehouse, setiap order tersebut harus melewati serangkaian proses yang cukup panjang.
Stok harus tersedia. Order harus masuk ke sistem. Barang harus ditemukan. Quantity harus benar. Barang harus dipacking. Kemudian diserahkan kepada courier.
Semakin banyak channel penjualan, semakin besar pula tantangan operasionalnya.
Di sinilah Warehouse Management System (WMS) mulai memiliki peran penting.
Namun ada satu hal yang sering terlupakan:
WMS yang baik tidak akan menghasilkan operasional warehouse yang baik jika tidak didukung SOP yang baik.
Keduanya harus berjalan bersama.
Satu Warehouse, Banyak Sumber Order
Bayangkan sebuah brand menjual produk melalui Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, website, dan WhatsApp.
Customer dari setiap channel dapat membuat order pada waktu yang berbeda.
Masalahnya, semua order tersebut pada akhirnya akan bertemu di tempat yang sama:
warehouse.
Warehouse tidak perlu peduli apakah order berasal dari marketplace atau website. Yang mereka perlukan adalah informasi yang jelas:
Produk apa yang harus diproses?
Berapa quantity-nya?
Di mana lokasi barang?
Order mana yang harus diprioritaskan?
Sudah dipicking atau belum?
Sudah dipacking?
Sudah siap dikirim?
Tanpa sistem yang terstruktur, tim warehouse bisa mulai menggunakan berbagai cara untuk mengelola informasi tersebut.
Spreadsheet.
Chat group.
Print-out order.
Catatan manual.
Atau bahkan mengandalkan ingatan operator.
Cara seperti ini mungkin masih bisa dilakukan ketika volume order kecil.
Tetapi semakin banyak order dan semakin banyak channel, semakin besar kemungkinan terjadi kesalahan.
---
Masalahnya Bukan Hanya Banyak Order
Sering kali kita menganggap masalah warehouse adalah volume.
Padahal kompleksitas juga menjadi faktor besar.
Misalnya sebuah warehouse menerima 500 order per hari dari satu channel.
Kemudian jumlahnya tetap 500 order, tetapi berasal dari lima channel yang berbeda.
Secara jumlah, order-nya sama.
Tetapi proses operasionalnya bisa menjadi jauh lebih kompleks.
Setiap channel mungkin memiliki format order, aturan, SLA, metode pembayaran, tipe customer, atau kebutuhan fulfillment yang berbeda.
Karena itu, warehouse membutuhkan cara untuk mengubah berbagai sumber order tersebut menjadi proses operasional yang standar.
Di sinilah WMS berperan.
---
WMS Mengubah Order Menjadi Proses Operasional
WMS bukan sekadar sistem untuk melihat jumlah stok.
Dalam operasional warehouse, WMS dapat membantu mengatur bagaimana order diproses dari awal sampai barang keluar.
Order dari berbagai channel dapat masuk ke sistem, kemudian diproses berdasarkan aturan operasional yang sudah ditentukan.
Tim warehouse dapat melihat order yang perlu diproses, melakukan picking berdasarkan lokasi barang, melakukan pengecekan, kemudian melanjutkan ke packing dan pengeluaran barang.
Dengan sistem yang tepat, informasi yang sebelumnya tersebar di berbagai channel dapat menjadi satu alur operasional di warehouse.
Marketplace, website, WhatsApp, dan channel lainnya boleh berbeda di depan.
Tetapi proses warehouse di belakang seharusnya tetap terstruktur.
---
Tetapi WMS Saja Tidak Cukup
Di sinilah peran SOP menjadi sangat penting.
Bayangkan WMS sudah memberikan instruksi picking dengan benar.
Tetapi operator tidak memiliki SOP yang jelas mengenai bagaimana melakukan picking.
Atau barang sudah dipicking dengan benar, tetapi proses checking tidak memiliki standar.
Atau packing dilakukan dengan cara yang berbeda oleh setiap operator.
Dalam kondisi seperti ini, masalahnya bukan pada sistem.
Masalahnya ada pada proses operasional.
Karena WMS pada dasarnya membantu menjalankan proses yang sudah dirancang.
Jika prosesnya tidak jelas, sistem hanya akan membuat proses yang tidak jelas tersebut menjadi digital.
---
SOP Menentukan Bagaimana Warehouse Bekerja
SOP warehouse dapat mengatur berbagai hal, mulai dari barang datang sampai barang keluar.
Misalnya:
Receiving
Bagaimana barang diterima? Apa yang harus diperiksa? Bagaimana jika quantity tidak sesuai dengan dokumen?
Put Away
Setelah barang diterima, ke mana barang ditempatkan? Apakah ada aturan berdasarkan kategori, ukuran, fast moving atau karakteristik produk?
Inventory
Bagaimana stock opname dilakukan? Bagaimana menangani selisih stok? Siapa yang bertanggung jawab melakukan pengecekan?
Picking
Bagaimana order dikelompokkan? Bagaimana operator mengambil barang? Apakah ada proses scanning atau checking?
Packing
Apa yang harus diperiksa sebelum barang dikemas? Jenis packaging apa yang digunakan? Bagaimana menangani barang yang rusak?
Goods Issue
Kapan barang dianggap resmi keluar dari warehouse? Bagaimana proses serah terima kepada courier?
SOP memberikan standar kepada manusia.
WMS membantu memastikan standar tersebut dapat dijalankan dan dicatat secara konsisten.
---
WMS + SOP = Operasional yang Lebih Terukur
Hubungan keduanya sebenarnya sederhana.
SOP menentukan bagaimana pekerjaan dilakukan.
WMS membantu menjalankan, mengontrol, dan mencatat pekerjaan tersebut.
Contohnya dalam proses picking.
SOP menentukan bahwa setiap order harus dipicking berdasarkan lokasi dan dilakukan pengecekan quantity.
WMS kemudian memberikan daftar picking kepada operator berdasarkan order yang harus diproses.
Operator melakukan picking.
Setelah selesai, sistem mencatat bahwa order tersebut sudah diproses.
Dengan demikian, proses tidak hanya bergantung pada pengalaman operator.
Ada standar yang harus diikuti dan ada sistem yang membantu memastikan proses tersebut berjalan.
---
Jangan Lupakan Inventory
Multi-channel sales juga membawa tantangan lain: stock accuracy.
Bayangkan sebuah produk memiliki stok 100 unit.
Produk tersebut dijual melalui marketplace, website, dan WhatsApp.
Jika ketiga channel tidak mendapatkan informasi stok yang sama, customer bisa saja membeli produk yang sebenarnya sudah habis.
Masalah tersebut kemudian berujung pada pembatalan order, keterlambatan, atau bahkan pengalaman customer yang buruk.
Karena itu, integrasi antara sales channel dan inventory menjadi penting.
Ketika terjadi order, stok harus diperbarui.
Ketika barang masuk, stok harus bertambah.
Ketika barang dipindahkan, lokasi inventory harus diketahui.
Dan ketika barang keluar, inventory harus berkurang secara akurat.
WMS menjadi salah satu komponen penting untuk menjaga agar informasi inventory tetap sesuai dengan kondisi operasional warehouse.
---
Warehouse Bukan Sekadar Tempat Menyimpan Barang
Semakin banyak channel penjualan, warehouse semakin berubah menjadi bagian penting dari customer experience.
Customer mungkin tidak pernah melihat warehouse.
Tetapi mereka akan merasakan dampaknya.
Order yang salah berarti customer menerima barang yang salah.
Picking yang lambat berarti pengiriman terlambat.
Stock yang tidak akurat berarti order bisa dibatalkan.
Packing yang buruk bisa menyebabkan barang rusak.
Karena itu, warehouse sebenarnya bukan hanya persoalan menyimpan produk.
Warehouse adalah bagian dari proses fulfillment dan customer experience.
---
Di Mana FlexiCore Membantu?
FlexiCore tidak menjalankan operasional warehouse secara langsung.
FlexiCore menyediakan Warehouse Management System yang digunakan oleh warehouse owner dan brand owner untuk membantu mengelola operasional mereka.
Perannya adalah menyediakan sistem yang dapat mendukung proses warehouse, mulai dari receiving, put away, inventory management, picking, packing, hingga goods issue.
Ketika bisnis juga memiliki banyak sales channel, WMS dapat menjadi bagian dari ekosistem yang lebih luas.
Order dari marketplace, website, WhatsApp Commerce, maupun channel lainnya dapat terhubung ke sistem yang kemudian digunakan oleh tim warehouse untuk menjalankan proses fulfillment.
Dengan begitu, tim sales tidak perlu menerjemahkan setiap order secara manual kepada tim warehouse.
Warehouse mendapatkan proses dan informasi yang lebih terstruktur.
Dan manajemen mendapatkan visibility terhadap aktivitas operasional.
Namun implementasi sistem tetap perlu berjalan bersama SOP yang sesuai dengan kondisi warehouse masing-masing.
Karena setiap warehouse memiliki karakteristik yang berbeda.
- Jumlah SKU berbeda.
- Layout berbeda.
- Volume order berbeda.
- Karakter produk berbeda.
- SLA berbeda.
Dan kebutuhan customer juga berbeda.
---
Sistem yang Baik Harus Mengikuti Proses Bisnis
Kesalahan yang cukup umum adalah mencoba menyesuaikan operasional warehouse sepenuhnya mengikuti software.
Padahal pendekatan yang lebih sehat adalah memahami proses bisnis terlebih dahulu.
Bagaimana warehouse bekerja saat ini?
Di mana bottleneck-nya?
Proses mana yang masih manual?
Di mana kesalahan paling sering terjadi?
Data apa yang perlu dicatat?
Apa yang harus dikontrol oleh supervisor?
Setelah itu barulah sistem dikonfigurasi untuk membantu proses tersebut.
Jika ada proses yang memang tidak efektif, prosesnya dapat diperbaiki.
Jika ada pekerjaan yang dapat diotomatisasi, sistem dapat membantu.
Jadi digitalisasi warehouse bukan sekadar mengganti kertas dengan aplikasi.
Tujuannya adalah membuat proses menjadi lebih terstruktur, terukur, dan mudah dikontrol.
---
Multi-Channel Sales Membutuhkan Multi-Process Management
Marketplace, website, WhatsApp Commerce, dan channel lainnya memberikan peluang besar untuk meningkatkan penjualan.
Tetapi semakin banyak channel yang digunakan, semakin penting pula memastikan bagian belakang bisnis siap menghadapinya.
Customer melihat satu brand.
Mereka mungkin tidak peduli order dibuat melalui marketplace atau website.
Mereka hanya mengharapkan barang yang benar, jumlah yang benar, dan dikirim tepat waktu.
Untuk mencapai itu, bisnis membutuhkan kombinasi antara sales channel yang terhubung, inventory yang akurat, WMS yang tepat, dan SOP warehouse yang jelas.
FlexiCore membantu warehouse owner dan brand owner membangun bagian sistem tersebut.
Bukan menggantikan tim warehouse.
Bukan menggantikan SOP.
Tetapi memberikan technology layer yang membantu orang dan proses di dalam warehouse bekerja dengan lebih terstruktur.
Karena pada akhirnya, warehouse yang baik bukan hanya tentang memiliki sistem yang canggih.
Warehouse yang baik adalah kombinasi antara proses yang tepat, orang yang memahami pekerjaannya, SOP yang jelas, dan sistem yang mendukung semuanya.
